英語の労働条件通知書を用意するとき、最初に必要なのは、書式と、その人に適用する条件の確認です。このページでは、日英の記入サンプルと公的様式への入口を用意し、書類を渡す前に何を確かめるかを整理します。
まず資料を 手元に用意する
資料ダウンロードページから、労働条件通知書の日英記入サンプルをWordとPDFで開けます。Wordは条件を記入して調整するため、PDFは項目と紙面を確認するための資料です。独自サンプルと厚生労働省の公的様式は別のものとして掲載しています。
日本語の条件を 先に確定する
氏名、契約期間、就業場所、業務、労働時間、休日、賃金、退職に関する事項を、その方の雇用条件と照合します。英訳を先に作ると、元の条件が曖昧なまま見栄えだけが整ってしまうことがあります。正式な日本語の条件表、就業規則、関連する別紙をそろえるところから始めます。
変更の範囲と 有期契約の扱いを確認する
雇入れ直後の就業場所・業務と、変更の範囲は分けて確認します。有期契約では、更新の有無、更新する場合の基準、更新上限の有無なども整理します。無期転換の申込機会や転換後の条件が必要になる場面では、対象かどうかを確認し、個別に明示する内容を整えます。
2026年10月以降の公的様式と照合する
厚生労働省の主要様式ページには、2026年10月1日以降に使う労働条件通知書の様式が掲載されています。一般労働者、短時間労働者、派遣労働者など、対象に合う様式を確認してください。短時間・有期労働者については、待遇の相違の内容・理由の説明を求める窓口や、雇用管理改善等の相談窓口も確認が必要です。
訳語が同じでも 理解が同じとは限らない
たとえば給与の説明では、月給なのか年俸なのか、何が基本給に含まれ、何が別途支払われるのかを確かめます。休暇や退職についても、相手が過去の勤務国の制度を前提に理解していることがあります。国籍で判断せず、必要な前提を短く説明し、質問できる時間を用意します。
確認したいことを 短い英語にする
やり取りの例です。「Please confirm the initial place of work and the scope of any possible changes.」は、就業場所と変更範囲を確認するための一文です。「Please let us know if any of the terms are unclear.」と添えれば、分からない条件を質問する入口も示せます。説明用の表現であり、それだけで契約条件が定まるわけではありません。
二つの言語と 別紙を一緒に確認する
日本語と英語の期間、金額、時間、対象者、参照条項が一致するかを確認します。言語の優先関係を置く場合も、ひとつの定型文で理解のずれが解消するとは考えず、本人への説明と実際の合意内容を大切にします。交付方法や保存方法も、適用要件に沿って整えてください。
書式を 仕事の対話へつなげる
書式は確認すべき論点を見渡すための道具です。空欄を埋める作業を通じて、何が決まり、何がまだ分からないかを顧客と共有できます。相手が条件を理解し、事業所の実態と合う内容を整えることが、英語を使う社労士の実務につながります。
公的な確認先：厚生労働省の主要様式と記載要領。2026年11月10日に確認しました。